Como funciona la aprobación de documentos

Puedes solicitar la aprobación para archivos de Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones de Google. El proceso es bastante sencillo e intuitivo.

¿Cómo solicitar una aprobación?

Para pedirle a alguien que apruebe un documento, sigue estos pasos:

• Abre el documento que quieres que sea aprobado.
• Ve al menú Archivo > Aprobaciones.

• Se abrirá un panel a la derecha donde podrás hacer clic en "Crear una solicitud".

• Añade los aprobadores: Introduce los correos electrónicos de las personas que deben aprobar el documento.

• Añade un mensaje: Puedes incluir instrucciones o un mensaje para los aprobadores.
• Establece una fecha límite (opcional): Puedes definir un plazo para que el documento sea aprobado.

• Configura los permisos:
  • Permitir que los aprobadores editen el documento: Si marcas esta opción, los aprobadores podrán hacer cambios directamente en el archivo.
  • Bloquear el archivo: Al enviar la solicitud, el archivo se bloquea para que nadie más pueda editarlo mientras dura el proceso de aprobación, garantizando que se revise la versión correcta.

Una vez enviada la solicitud, los aprobadores recibirán una notificación por correo electrónico y podrán ver la solicitud en su lista de tareas de Drive.

es importante tener en cuenta que si el usuario al cual se solicita que apruebe no tiene el archivo compartido Google pedirá darle acceso a ese usuario, ya sea editor o solo comentador

¿Cómo es el proceso para el aprobador?

El usuario que debe aprobar le llegara una notificación, tanto por hangout como por correo

Luego el usuario debe abrir la solicitud

esto abrirá el documento y tendrá una barra indicando pendiente aprobación, en ver detalles podremos aprobarlo o rechazarlo.

Aquí tendremos la aprobación pendiente y podremos agregar un comentario 

el archivo quedara bloqueado y el dueño del archivo lo puede desbloquear

El documento se bloquea para no realizar ningún cambio extra, ya que se guarda la versión con los cambios hechos aprobados, esto se puede ver en el historial de versiones. Pero, el dueño del archivo puede desbloquearlo para seguir realizando modificaciones

Para finalizar en la misma vista de aprobaciones encontraremos un historial de versiones que han sido aprobadas con sus comentarios y demás movimientos